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  • ericlebreton

Excel : Incontournable ou inadapté ?

Dernière mise à jour : 6 mars

Introduction

Lors d’une récente mission chez un client, nous avons proposé de réaliser un audit de l’utilisation d’Excel au sein du comité de direction.

Nous vous proposons de partager ces observations et et d’en tirer quelques conclusions.


Résultat de l’audit

Pour cinq membres du comité de direction, nous avons identifié sur le serveur d’entreprise 750 fichiers Excel activés au moins une fois au cours des 6 derniers mois. Les réalisations sauvegardées individuellement n’ont donc pas été intégrées à l’analyse.

Un simple travail de groupe nous a permis d’établir une classification édifiante :

  • 37 % de simples notes en tableau, moitié pour des raisons individuelles, moitié pour partager une information avec des tiers

  • 55 % d’enregistrements d’informations qualifiées « indispensables » au bon fonctionnement de l’activité de son propriétaire. Citons quelques exemples :

-Le plan de formation et sa déclinaison par année, type de formation, individus concernés, etc. - Les consommations hors nomenclature et les retours de production, «parce que l’ERP ne le fait pas correctement» - Le suivi des projets du bureau d’études : Attribution à un chef de projet, suivi d’avancement, etc. - Le pointage de la distribution des tickets restaurants en fonction des jours de présence effectifs


On note à chaque fois les trésors d’imagination déployés pour intégrer et consolider ces informations. Elles reflètent la connaissance de chacun des fonctionnalités d’Excel, au-delà du minimum syndical (le calcul entre quelques colonnes) :

- Une page de garde, sur laquelle sont synthétisées manuellement, ou automatiquement, les informations disponibles sur les autres onglets

- Des mises en forme (Titres / Couleurs / Formatage) certes élégantes, mais annihilant malheureusement toute possibilité d’exploitation en tant que tableur

- Le croisement de tables par RECHERCHEV et la construction de Tableaux ou graphiques Croisés Dynamiques (TCD), véritable graal de l’utilisateur avancé


On notera plus tristement :

  • 0 % de connexion avec une source de données externe (Base SQL, source web) et ignorance complète de fonctionnalités type « Power Pivot » dont l’accès n’a jamais été activé

  • 62 % (!) de fichiers dupliqués, sauvegardes multiples effectuées au fil du temps «pour le cas ou l’on doit retrouver un état du passé»

  • Une logique de partage d’informations via des répertoires sur le serveur d’entreprise, sans aucune fonctionnalité active de travail simultané.

On l’aura compris, seule une fraction infime des fichiers analysés utilisaient les capacités de manipulation et de traitement de données de haut niveau présentes dans Excel. Ceux-ci étaient concentrés au département financier, qui jongle manuellement entre les extractions de l’ERP et du logiciel comptable pour réaliser différentes opérations de clôture, reporting trimestriels, et autres traitements analytiques.


Excel incontournable

Le tableur est donc, dans les organisations, le principal outil de développement d'applications par l'utilisateur final.

Si Wikipédia l’affirme, c’est que ça doit être vrai … https://fr.wikipedia.org/wiki/Tableur

Tout est dit :

  • Le pack office sur Windows étant un quasi standard, tout le monde dispose d’un tableur Excel. Les adeptes de Linux et de LibreOffice passeront pour de fâcheux hérétiques.

  • Au fil des années, chacun a fait l’effort qu’il souhaitait pour atteindre son maximum de compétence. Merci aux collègues les plus aventureux qui ont bien voulu partager leurs découvertes.

  • Une table et un graphique permettent au final d’exprimer le message que l’on souhaite faire passer en public. Tant pis si le derrière de la scène pour en arriver là est peu reluisant.

Pourtant, rien ne le destine à priori à devenir l’outil de développement du pauvre. Nous reviendrons plus loin sur la façon d’en tirer les premiers bénéfices en matière d’amélioration continue.


Excel inadapté

Le tableau Excel est donc le palliatif universel à tous les manquements des outils métiers, tant dans leurs fonctionnalités et l’absence d’interconnexion, que dans le renoncement à essayer de faire évoluer ces outils, ni même en essayer les nouvelles fonctionnalités.


Le reproche à l’utilisation qui en est faite est l’utilisation d’enregistrements d’informations ligne à ligne, en tant que base de données qui ne dit pas son nom, c’est à dire n’apporte aucune sécurité sur les informations et, plus grave, ne prévoit d’échanger de l’information qu’avec d’autres tableaux du même genre …


Finalement, l’entreprise est souvent pilotée grâce à quelques applications ciblées (CRM, Production, comptabilité) et quelques verticaux métiers (Commerce en ligne, logistique) et... plusieurs centaines de tableaux Excel qui comblent les besoins des utilisateurs selon leur appétence et les talents informatique de leurs collègues de travail. Le chef d’entreprise en a t’il conscience ?


Excel, premiers pas vers le Lean digital

Dans notre démarche d’amélioration continue, une analyse telle que celle effectuée ci-dessus permet de déclencher trois prises de conscience majeures :

  1. L’importance des données dans une démarche Lean

  2. La notion de « base / enregistrement de données », avec les exigences de sécurisation et l’intérêt d’un partage efficient de l’information

  3. L’intérêt d’automatiser un maximum de processus d’extraction et de traitement, pour peu que l’on s’en donne les moyens

Concrètement, un atelier de travail pourra consister à :

  • Un classement type B9C (= Boite à neuf case, un classique d’animation de groupe) pour identifier les données à la fois vitales et dont le partage est indispensable

  • Accéder automatiquement (requêtes SQL, accès web, API REST, etc.) aux données déjà existantes au sein des outils métiers, et démontrer le gâchis des extractions manuelles sans cesse recommencées et recopiées

  • Construire, sur un premier exemple d’intérêt général, une application correctement articulée autour d’un formulaire d’enregistrement, et d’états ou vues filtrées permettant de partager en temps réel l’information pertinente

CONCLUSION

Présent de fait dans toutes les organisations et sur tous les PC de l’entreprise, Excel est un outil incontournable et totalement inadapté à la gestion efficiente d’enregistrements d’informations et de partage de données.


Dans le cadre d’une démarche Lean digital, il nous servira néanmoins de tremplin didactique pour déclencher une prise de conscience et initialiser une volonté d’amélioration.

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